社長ブログ

2013.04.02結論のない会議

会議を全くやったことがないという会社はありますでしょうか。では、その会議で結論は出ていますでしょうか。会議という名の報告会が多いのではありませんか。

必要なメンバーが集まり、議論を交わし、会議の目的にあった結論を出すことが、あるべき会議です。会議を効率的に進めるためには、当然「議題」と「議案」、参加者の準備が必要になります。

ではなぜ「議題」と「議案」が必要なのでしょうか。「議題」と「議案」のない会議からは正しい結論が出るはずもありません。会議の代表例ともいえる「株主総会」で考えてみましょう。「株主総会」は株主に会議の出席の機会と準備の時間的余裕を与えるため原則として2週間前までに招集通知を発行することになっています(例外あり)。招集通知には、「取締役選任の件」といった「議題」と「○○さんを取締役に選任したい」といった「議案」が記載されています。もしも、これがなかったら、当日参加してから突然言われたらどうでしょうか。「配当金はどうでもいいから取締役だけは自分で選びたかった」という人や「○○さんが本当に取締役として妥当かどうか結論付るだけの情報がない」という人が現れるでしょう。結局、その場ではその場しのぎの適当な結論に至るか、もしくは声の大きな人が言いたいことだけ言って去っていくという無責任な状態に陥るでしょう。ここまで言えばもうお分かりですよね。限られた時間で正しい結論を出すために「議題」と「議案」、つまり会議の目的と参加者の準備が必要となるわけです。

新年度になりました会議のスタイルを見直してみてはいかがでしょうか。

この記事のコメント

2013.04.25 投稿者:admin

BASSさま、コメントありがとうございます。
そうですね。有意義な会議にするためには事前準備がポイントになりますね。読むor読まないという問題はありますが、資料を事前に配布して「何を結論として出したいのか?」だけでも知らせておくこと、会議の開始時・途中で何について議論しているのかを確認することで随分変わると思いますよ。是非、有意義な会議にしてください。

2013.04.25 投稿者:BASS

仰る通りごもっともだと思います。会議の在り方はさまざまあると思いますが、参加者がその会議のために事前に準備していただけることが可能であれば(いわゆる予習)有意義な時間になると思います。

参考にしたいと思います。


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